Polityka prywatności

Polityka Prywatności dla przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem sklepu internetowego „Made By Society"

Spółka FREEFASHION S.R.L., dalej zwana MADE BY SOCIETY lub prościej „Firma", z siedzibą w Rumunii, județul Botoșani, loc. Rachiti, str. 29, Nr. 297B, zarejestrowana w Urzędzie Rejestru Handlowego przy Sądzie w Botosani pod nr J7/767/2018, posiadająca numer identyfikacji podatkowej 327 156 40, podmiot podatkowy RO, założona i działająca zgodnie z prawem rumuńskim, posiadająca sklep internetowy www.madebysociety.pl, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, w charakterze Operatora przetwarza dane osobowe w sposób poufny, bezpieczny i transparentny, zapewniając swoich klientów, że mogą mieć zaufanie do sposobu administrowania danymi osobowymi dostarczonymi Operatorowi.

Osoby, które nam przekazują dane osobowe, mają możliwość bezpłatnego i bezwarunkowego przesyłania nam wniosków o wykonanie swoich praw ustawowych lub umownych lub, w stosownych przypadkach, pytań dotyczących wszelkich kwestii poufności i przetwarzania tych informacji na adres e-mail dataprotection@madebysociety.com.

Również, wszelkie wnioski dotyczące danych osobowych mogą być przesyłane pocztą lub kurierem za potwierdzeniem odbioru na adres: S.C. FREEFASHION S.R.L.-Made By Society, Legal Departament, Romania, judetul Botosani, loc. Rachiti, Str. 29, Nr. 297B. Odpowiedzi na wszystkie wnioski zostaną udzielone zgodnie z przepisami prawa w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 30 dni od daty ich otrzymania. Należy jednak pamiętać, że ze względów technicznych, w celu realizacji niektórych żądań lub opcji w związku z obowiązującymi przepisami prawa, możliwe jest, że drogą wyjątku może być koniecznych kilka dodatkowych dni, w którym to czasie Operator będzie kontynuował przetwarzanie danych osobowych na podstawie wcześniej wyrażonych opcji.

Uzyskanie danych osobowych

Gromadzimy dane osobowe, które dobrowolnie nam przekazujesz, w oparciu o potrzebę ich podania w celu spełnienia Twojego żądania.

W zależności od stosunków online z naszymi Klientami, w razie potrzeby przetwarzamy niektóre dane osobowe naszych Klientów za pośrednictwem sklepu internetowego, zgodnie z jednym lub kilkoma przepisami art. 6 ust. 1 lit. a), b), c) i f) Rozporządzenia UE nr 679/2016.

Powodem przetwarzania danych osobowych jest przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, ochrona naszych uzasadnionych interesów, spełnianie żądań klientów, potwierdzanie i przeprowadzanie operacji handlowych, takich jak kupno-sprzedaż produktów i ich dostawa za pośrednictwem partnerskich spółek transportowych, zwrot wcześniej zakupionego produktu, przeprowadzenie transakcji bankowej związanej z zakupem produktu, informowanie klientów i rozwiązywanie wszelkich skarg od nich lub komunikowanie się z nimi zgodnie z warunkami prawnymi i umownymi, zapisanie się do newslettera lub założenie konta użytkownika w sklepie internetowym, a jednocześnie przygotowanie i archiwizacja zgodnie z prawem lub, w stosownych przypadkach, umową, określonej dokumentacji, takiej jak faktury VAT, faktury i formularze zwrotu, protokoły w związku z transakcją lub umowami kupna-sprzedaży, w stosownych przypadkach, a także ochrona uzasadnionych praw naszej firmy. Za uprzednią zgodą klienta, przetwarzane dane mogą być również wykorzystywane do innych określonych, uzasadnionych i zgodnych z prawem celów, łącznie z, lecz nie ograniczając się do wykorzystania w celach promocyjnych i reklamy naszych produktów.

W przypadku dokumentów rachunkowych, uzyskane w ten sposób dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Ustawą 227/2015 o rumuńskim kodeksie podatkowym i przechowywane zgodnie z art. 25 ust. 1 Ustawy o rachunkowości nr. 82/1991 z Rumunii, przez okres 10 lat plus dodatkowy okres (jeśli uznamy to za konieczne do obrony naszego uzasadnionego interesu) i ogólny okres przedawnienia wynoszący 3 lata przewidziany w rumuńskim kodeksie cywilnym, który biegnie od daty zamknięcia roku obrotowego za rok, w którym sporządzono te zapisy lub, jeśli przygotowanie dokumentów rachunkowych nie jest wymagane, będą one przechowywane przez rozsądny okres, niezbędny do ich przetwarzania, i zostaną usunięte w skuteczny, bezpieczny i ostateczny sposób, gdy ich przechowywanie nie będzie już konieczne w związku z celem i podstawą ich dostarczenia, z uwzględnieniem dodatkowego okresu (jeśli uznamy to za konieczne do ochrony naszego uzasadnionego interesu) wynoszącego 3 lata, stanowiącego ogólny okres przedawnienia przewidziany w rumuńskim kodeksie cywilnym.

Dane osobowe mogą być wykorzystywane nawet w stosunkach przedkomercyjnych, które nie dotyczą produktu. Przykładowo, jeśli zdecydujesz się na utworzenie konta użytkownika, Twoje dane osobowe będą przechowywane przez cały okres istnienia utworzonego w ten sposób konta i zostaną usunięte w skuteczny, bezpieczny i ostateczny sposób po upływie dodatkowego okresu (jeśli uznamy to za konieczne do obrony naszego uzasadnionego interesu) i ogólnego okresu przedawnienia wynoszącego 3 lata określonego w rumuńskim kodeksie cywilnym, który rozpoczyna się od momentu, gdy przystąpisz do usunięcia danego konta, pod warunkiem, że ich przechowywanie nie jest już konieczne w związku z celem i podstawą ich dostarczenia. Po usunięciu konta możesz w dowolnym momencie utworzyć nowe konto użytkownika na tych samych warunkach.

Użytkownicy sklepu internetowego są odpowiedzialni za zapewnienie poufności danych dotyczących ich konta dostępu, takich jak nazwa użytkownika i hasło, i są odpowiedzialni za operacje wykonywane w sklepie internetowym. Jeśli istnieją przesłanki wskazujące na to, że z różnych przyczyn, leżących lub nieleżących po stronie danego użytkownika, poufność tych danych dostępu została naruszona, powiadomi on niezwłocznie Operatora celem zablokowania dostępu do konta, a nowy zestaw danych zostanie niezwłocznie wygenerowany w celu uzyskania dostępu do konta przez posiadacza konta.

Podobnie, jeśli zdecydujesz się na zapisanie się do newslettera udostępnionego naszym klientom, Twoje dane osobowe będą przechowywane przez cały okres istnienia subskrypcji i zostaną usunięte w skuteczny, bezpieczny i ostateczny sposób po upływie dodatkowego okresu (jeśli uznamy to za konieczne do obrony naszego uzasadnionego interesu) i ogólnego okresu przedawnienia wynoszącego 3 lata określonego w rumuńskim kodeksie cywilnym, który rozpoczyna się od momentu, gdy przystąpisz do anulowania danej subskrypcji, pod warunkiem, że ich przechowywanie nie jest już konieczne w związku z celem i podstawą ich dostarczenia.

Tym samym, w przypadku, gdy zamawiasz produkty w sklepie internetowym, w związku z naszym uzasadnionym interesem w dobrym zarządzaniu naszego biznesu, potrzebujemy numeru telefonu i adresu e-mail, które należą do Ciebie, aby móc się z Tobą kontaktować w celu potwierdzenia otrzymanego zamówienia, przed próbą jego dostarczenia lub, w zależności od przypadku, w celu przekazania Ci pewnych istotnych informacji związanych z zamówieniem/usługą, której żądasz. Również, w celu wejścia w posiadanie produktów zamówionych i dostarczonych do Ciebie, istnieje również możliwość skontaktowania się z Tobą/powiadomienia Cię telefonicznie lub korespondencyjnie przez przedstawicieli naszej partnerskiej spółki transportowej, takiej jak, lecz nie ograniczając się do Fan Courier Express S.R.L. lub innych spółek transportowych, które możemy później zakontraktować zgodnie z naszym uzasadnionym interesem biznesowym i bez uprzedniego powiadamiania Ciebie. Numer telefonu i adres e-mail należące do Ciebie zostaną bezpiecznie, skutecznie i ostatecznie usunięte z bazy danych naszej firmy po pomyślnym zakończeniu formalności związanych z dostawą, pod warunkiem, że nie zażądasz tego od nas poprzez zakontraktowanie innych usług i nie wystąpi żadne zdarzenie związane z realizacją danego zamówienia, który można Tobie przypisać i który jest sprzeczny z naszym uzasadnionym interesem. W przypadku takiego zdarzenia (na przykład Twojej odmowy przyjęcia dostawy towarów, które dostarczamy na podstawie zamówienia, które wcześniej nam wysłałeś), w celu obrony uzasadnionych interesów naszej firmy, zastrzegamy sobie prawo do archiwizowania również Twojego numeru telefonu i adresu e-mail przez okres 3 lat (stanowiący ogólny okres przedawnienia przewidziany w rumuńskim kodeksie cywilnym), licząc od daty danego zdarzenia. W przypadku, gdy przesyłasz nam nowe zamówienia handlowe w tym okresie, zastrzegamy sobie uzasadnione prawo do ich odrzucenia.

Dane osobowe osób niepełnoletnich są przetwarzane z zachowaniem szczególnej ostrożności i przy użyciu specjalnych środków bezpieczeństwa. W związku z tym, nasza firma nie żąda ani nie gromadzi danych osobowych osób niepełnoletnich poniżej 16 roku życia, chyba że za zgodą przedstawiciela prawnego osoby niepełnoletniej i tylko w zakresie, w jakim jednostronnie decydujemy o przetwarzaniu takich danych z pełną świadomością sprawy. Pod tym względem, Operator umieścił w sklepie internetowym zapisy lub, w zależności od przypadku, określone pola, w których Klient zobowiązuje się oświadczyć, zgodnie z prawdą i na własną odpowiedzialność, czy ma ukończone 16 lat. Nasza firma nie ponosi odpowiedzialności za oświadczenia złożone niezgodnie z prawdą przez naszych Klientów, jeśli nie mieliśmy świadomości o rzeczywistej sytuacji. Należy pamiętać, że zgodnie z wymogami ustawodawcy dotyczącymi bezpieczeństwa i ograniczenia przetwarzania danych osobowych osób, których dane dotyczą, nie będziemy żądać kopii dokumentów tożsamości należących do osób, których dane dotyczą/konsumentów.

Gdy żądamy podania danych osobowych naszych Klientów, informujemy w sposób jasny i wyraźny o niezbędnych danych, a także o konsekwencjach ich niepodania, wyjaśniając jednocześnie cel i podstawę ich przetwarzania. Jeżeli nie jest to możliwe w inny sposób, w przypadku niepodania niezbędnych danych osobowych, nasza firma nie jest w stanie zarejestrować i, odpowiednio, zrealizować zamówień swoich Klientów. Ponadto, w zakresie, w jakim użytkownik sklepu internetowego formułuje uzasadnione żądania usunięcia i/lub zwrotu informacji lub dokumentów, w zależności od przypadku, a także ograniczenia wykorzystania niektórych danych osobowych, sytuacje te mogą wpływać na jakość usług świadczonych przez Operatora, mogą utrudniać wykonanie przedmiotu umowy lub mogą powodować szkody dla danych użytkowników lub mogą prowadzić do braku możliwości realizacji zamówienia/usługi żądanej przez konsumenta, w wyniku niewykonania przez Operatora pewnych kroków zgodnie z metodologią funkcjonowania sklepu internetowego. W tych warunkach, dani użytkownicy w pełni przyjmują na siebie konsekwencje takich decyzji wyrażonych przez wnioski skierowane do Operatora lub poprzez ograniczenie lub nieudzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Dane osobowe, których możemy żądać, w zależności od wypadku, mogą być następujące:

- Imię i nazwisko;

- Kompletny adres zamieszkania;

- Adres pocztowy;

- Adres do korespondencji elektronicznej;

- Numer telefonu;

- Dane wymagane do dokonania płatności za pośrednictwem elektronicznego procesora płatności;

- W przypadku zwrotu produktu, w celu zwrotu ceny zakupu, rachunek bankowy i nazwa banku, w którym został założony rachunek;

- Rozmiary ciała;

- Podpis (przez ograniczenie do szczególnych przypadków, takich jak podpisanie formularza zwrotu, podpisanie formularza gwarancyjnego, podpisanie, w zależności od przypadku, formularza wykonania praw osoby, której dane dotyczą);

- Inne dane osobowe (tylko i tylko wtedy, gdy jest to konieczne i prawem uzasadnione).

W celach wcześniej określonych, będziemy starannie i indywidualnie przetwarzać Twoje dane osobowe, a istnieje możliwość, że pod względem konieczności, w zależności od przypadku i w związku z charakterem Twojego zamówienia, przekażemy całość lub część tych danych naszym partnerskim firmom transportowym w przypadku dostawy produktów na wskazany przez Ciebie adres lub właściwym instytucjom bankowym/płatniczym w przypadku płatności za produkty przelewem bankowym. W ten sam sposób, pod względem funkcjonowania sklepu internetowego w prawidłowy, optymalny i użyteczny sposób, niektóre Twoje dane osobowe mogą być przekazywane firmom partnerskim IT lub innym osobom zaangażowanym w rozwój, funkcjonowanie i utrzymanie sklepu internetowego, oprogramowania do zarządzania finansowo-księgowego z powiązaną licencją, właściciela archiwum elektronicznego. Tym samym, w wyniku złożenia zamówienia w danym sklepie internetowym, w celu wystawienia powiązanej faktury, Twoje dane osobowe, jeśli jest to niezbędne, są przekazywane i przetwarzane przez licencjonowane oprogramowanie do zarządzania finansowo-księgowego, a następnie będą archiwizowane w formie pisemnej i/lub elektronicznej na bezpiecznym serwerze zlokalizowanym w Unii Europejskiej, w obszarze geograficznym, w którym znajduje się nasza firma.

Gdy zamówiony produkt jest dostarczany do Klienta za pośrednictwem ekspresowych usług kurierskich, przekażemy partnerskiej spółce transportowej (odbiorcy będącemu osobą trzecią) w sposób poufny niezbędne dane osobowe Klienta w celu wysyłki tego produktu. Aby zaangażować się w tworzenie bezpiecznej transmisji tych danych, będziemy mieli możliwość dysponowania, w granicach prawa, wszelkimi środkami, które uznamy za niezbędne w tym zakresie i będziemy stanowczo żądać od naszych partnerskich spółek transportowych ścisłego przestrzegania ochrony danych osobowych w ten sposób otrzymanych, przestrzegając również przepisów prawnych regulujących przetwarzanie tych informacji.

Zapewniamy, że przekazywanie tych danych stronom trzecim odbywa się zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i poufności informacji, na podstawie umów zawartych z naszymi partnerami, które również obejmują gwarancje przetwarzania danych osobowych w granicach prawa. Jednakże te osoby trzecie są jednostronnie odpowiedzialne za sposób, w jaki przetwarzają dane osobowe, dlatego przed złożeniem zamówienia w naszym sklepie internetowym zalecamy zapoznanie się z polityką przetwarzania danych osobowych zaangażowanych zgodnie z prawem osób trzecich, przedstawioną na następujących stronach internetowych:

https://nexy.ro/page/rgpd

https://www.dpd.com/ro/ro/suport-dpd/tips-tricks/dpd-gdpr/

Nasza firma może również przetwarzać dane osobowe swoich Klientów ze względu na obowiązek prawny, umowny lub interes publiczny. Zapewniamy, że przestrzegamy umów, których jesteśmy stroną oraz obowiązujących przepisów prawa, które w niektórych przypadkach mogą wymagać przetwarzania danych należących do naszych Klientów. Na przykład może zostać zgłoszone przestępstwo lub może istnieć inny obowiązek sprawozdawczy, co może wymagać przekazania danych osobowych Klienta właściwym władzom. W każdym przypadku przekażemy dane klienta właściwej władzy lub instytucji dopiero po upewnieniu się, że podmiot ten spełnia wszystkie niezbędne i prawne wymogi dotyczące uzyskania tych informacji.

Prawa klienta dotyczące przetwarzania danych osobowych

Nasi Klienci korzystają ze wszystkich określonych praw dotyczących przetwarzania danych osobowych, a nasza firma zapewni środowisko, które ułatwi wykonanie tych praw w sposób przejrzysty, poprawny i łatwo dostępny w każdej chwili. Gwarantujemy, że możesz również w każdej chwili skorzystać z ustawowych praw określonych poniżej:

- Uzyskiwanie poinformowań o Twoich danych osobowych, przekazanych naszej firmie;

- Dostęp do danych osobowych i żądanie ich zmiany;

- Ograniczenie przetwarzania danych osobowych lub sprzeciw wobec ich przetwarzania;

- Żądanie usunięcia danych osobowych;

- Żądanie otrzymania danych osobowych, które nam przekazałeś, oraz prawo do żądania od nas przesłania ich do innej spółki;

- Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych;

- Wniosek o odszkodowanie w przypadkach przewidzianych przez prawo;

- Możliwość wniesienia skargi do Krajowych Organów Nadzoru nad Przetwarzaniem Danych Osobowych.

Nasi klienci mają również możliwość zażądania dostępu do danych osobowych, które za pośrednictwem naszej firmy zostały przekazane stronom trzecim odbiorcom/pełnomocnikom, którym udzieliliśmy dostępu w opisanych celach. Przykładowo, możesz zwrócić się do nas, a my zobowiązujemy się do podjęcia niezbędnych i możliwych środków w celu zapewnienia Ci dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez nasze partnerskie spółki transportowe (takie jak np. Fan Courier Express S.R.L., ale także inne spółki, które możemy później zakontraktować w naszym uzasadnionym interesie biznesowym), w celu dostarczenia produktów lub paczek osobom, których dane dotyczą.

Właściwe środki bezpieczeństwa celem przetwarzania danych osobowych

Nasza firma wdrożyła właściwe środki techniczne i organizacyjne, aby zagwarantować bezpieczeństwo danych osobowych przekazywanych przez naszych Klientów. Zabezpieczenia te nie obejmują tych danych osobowych, które zdecydujesz się przekazać w niepoufnych przestrzeniach publicznych online lub offline. Nasza firma będzie przechowywać Twoje dane osobowe tak długo, jak będzie to konieczne do określonego celu, biorąc pod uwagę potrzebę udzielenia odpowiedzi na wnioski, żądania i pytania kierowane do nas w okresie przechowywania podanych informacji.

Przechowujemy Twoje dane osobowe w zabezpieczonej platformie, do której posiadamy wszelkie prawa licencyjne, a która jest archiwizowana na zaszyfrowanym i zabezpieczonym serwerze kopii zapasowych, przeznaczonym do tego celu. Używamy dedykowanych serwerów, sprawdzonych technologii, zawsze uaktualnionego i zabezpieczonego ruchu danych. Zapewniamy naszych klientów, że nie ma oczywistego ryzyka kradzieży, usunięcia, zmiany, podrobienia, zniekształcenia lub przypadkowego zniszczenia przekazanych nam danych osobowych.

W przypadku wykrycia słabości w danych osobowych, które nam przekazujesz, zobowiązujemy się do podjęcia właściwych środków w celu wyeliminowania takiego ryzyka. W odniesieniu do przepisów prawa, w ciągu 24 godzin od wykrycia ewentualnego oczywistego ryzyka, powiadomimy o tym zdarzeniu Klienta i/lub, w zależności od przypadku, Krajowe Organy Nadzoru nad Przetwarzaniem Danych Osobowych, podejmując jednocześnie niezbędne i możliwe środki w celu zwalczania lub, w zależności od przypadku, zredukowania skutków ewentualnego ryzyka.

Gdy Twoje dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub uzgodnione i nie ma prawnego ani umownego obowiązku ich dalszego przechowywania, usuniemy je w skuteczny, bezpieczny i ostateczny sposób.

Poufność innych informacji, które Cię dotyczą

Nasi klienci są najważniejsi i z tego powodu nasza firma, w granicach przepisów prawa i/lub postanowień umownych, zachowuje poufność informacji, które Cię dotyczą i które przekazujesz nam na nasze żądanie lub na mocy obowiązku prawnego lub umownego, który nas dotyczy. W celu zachowania poufności i bezpieczeństwa tych informacji, okresowo wdrażamy właściwe środki techniczne i organizacyjne, a personel naszej spółki jest okresowo szkolony w tym celu.

Składając zamówienia, żądania lub dokonując operacji za pośrednictwem sklepu internetowego, zgadzasz się, aby przetwarzanie i przechowywanie Twoich danych osobowych było prowadzone przez naszą firmę zgodnie z niniejszą polityką prywatności, uproszczoną notatką informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych, a także zgodnie z obowiązującymi regulacjami, łącznie z, lecz nie ograniczając się do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, wprowadzonego również do krajowego ustawodawstwa. Jednocześnie zgadzasz się, aby w przypadku składania zamówienia online Twoje dane wymagane do celów powiązanego fakturowania były przetwarzane przez licencjonowany system zarządzania finansowo-księgowego używany przez naszą firmę w zabezpieczony sposób. Tym samym, w celu dostarczenia zamówienia złożonego przez Ciebie, zgadzasz się, aby Twoje dane osobowe niezbędne do dokonania dostawy były przetwarzane przez partnerskie spółki transportowe, wyrażając tym samym zgodę na kontakt lub powiadomienie przez nie w celu realizacji zadeklarowanego celu.

W celu poprawy aktywności naszych klientów w związku ze sklepem internetowym, a także w celach marketingowych, na podstawie Twojej zgody i wyboru, masz możliwość zapisania się do newslettera organizowanego przez naszą firmę, korzystając w tym celu z adresu e-mail, który należy do Ciebie. Newsletter to wiadomość e-mail lub sms, którą nasza firma może wysłać do listy subskrybentów w celu przekazania informacji handlowych i marketingowych, które naszym zdaniem będą przydatne dla subskrybentów. Takie informacje mogą dotyczyć na przykład nowych produktów, rabatów, wydarzeń lub konkursów organizowanych przez naszą firmę. Zarówno subskrypcja do newslettera, jak i rezygnacja z subskrypcji tego kanału komunikacji stanowią osobisty wybór naszych klientów, w związku z czym przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody wyrażonej online.

Ten zapis jest własnością naszej firmy i ma na celu wyłącznie uzasadnienie stosunku handlowego z naszymi klientami. Kopiowanie, rozpowszechnianie lub przywłaszczenie dokumentu jest zabronione.

Made By Society sprawnie angażuje się w poszanowanie uzasadnionych praw swoich Klientów, mając na uwadze przede wszystkim przestrzeganie przepisów prawnych regulujących działalność naszej firmy.